Comment fonctionne le système de notes de frais pour un dirigeant ?

📌 Le système de notes de frais permet à un dirigeant de se faire rembourser les dépenses engagées pour l’entreprise.

Comment ça fonctionne ?

1️⃣ Le dirigeant paie une dépense professionnelle (restaurant avec un client, achat de matériel, déplacement…).

2️⃣ Il garde bien la facture ou le ticket pour justifier la dépense.

3️⃣ Il remplit le tableur de note de frais avec :

• La date

• Le montant

• La nature de la dépense (repas, transport…)

• Le justificatif (facture, reçu...)

4️⃣ L’entreprise rembourse ensuite cette somme au dirigeant.

Quelles conditions pour être remboursé ?

✅ La dépense doit être nécessaire à l’activité

✅ Elle doit être justifiée (facture avec TVA)

✅ Elle doit être raisonnable (pas d’achat personnel !)

Quels types de dépenses ?

• Repas d’affaires

• Déplacements (essence, train, hôtel…)

• Matériel ou fournitures pour l’entreprise

• Abonnements ou logiciels professionnels

⚠️ Attention : Une dépense sans justificatif peut être refusée ou considérée comme un avantage en nature (et donc taxée).